Gereja paroki Santa Maria Tak Bernoda Rangkas Bitung ingin segera menerapkan manajemen sistem informasi (MSI) dalam pengelolaan data umat. Hari Minggu, 14 Maret 2021, bertempat di pendopo belakang pastoran paroki SMTB Rangkas Bitung, RD Andreas Bramantyo, pastor kepala paroki, membuka acara pembekalan anggota tim MSI tingkat lingkungan dan stasi yang berada di wilayah Paroki SMTB Rangkas Bitung. Acara dimuai tepat pukul 09:30 pagi.

Acara diawali dengan doa pembukaan yang dipimpin oleh Frater Ardi. Ardi sedang menjalani tahun orientasi pastoral di paroki SMTB. Setelah doa pembukaan, dilanjutkan dengan pengantar sekaligus pembukaan kegiatan oleh pastor paroki, RD Andreas Bramantyo.

Dalam sambutannya, Romo Andre menjelaskan pentingnya manajemen sistem informasi bagi karya pelayanan Gereja di wilayah paroki SMTB khususnya dan wilayah Keuskupan Sufragan Bogor pada umumnya. Membuka sambutannya, Romo Andre mengajukan beberapa pertanyaan sederhana seperti: berapa jumlah lansia di lingkungan, berapa jumlah umat yang berprofesi sebagi dokter, berapa jumlah umat yang berprofesi sebagai profesioanl di bidang tertentu, berapa jumlah umat yang berpendidikan S1, S2, S3, ulang tahun perkawinan dst. Para ketua lingkungan yang hadir tergagap-gagap dalam menjawab beberapa pertanyaan sederhana itu.

Melalui pertanyaan-pertanyaan sederhana itu, Romo Andre berhasil memperlihatkan bahwa sistem informasi umat (SIFORMAT) sangat diperlukan saat ini demi kelancaran dan tepat sasar dalam karya pelananan Gereja. Romo Andre menegaskan, dengan informasi yang jelas terkait data umat, pengurus lingkungan dapat membuat program kerja yang lebih sesuai dengan kebutuhan umat. Misalnya, bila mayoritas umat di lingkungan adalah lansia, sementara anak-anak hanya sedikit, maka program prioritas yang diadakan oleh pengurus bisa terkait pelayanan kepada para lanisa, dan seterusnya.

Selanjutnya Romo vikaris paroki, Romo Anggi, menjelaskan tugas dan fungsi MSI serta fungsi, tujuan dan manfaat Sistem informasi umat (SIFORMAT). SIFORMAT merupakan sebuah aplikasi database. Aplikasi SIFORMAT merupakan aplikasi berbasis web yang digunakan untuk mengelola data dan informasi umat di wilayah Keuskupan Sufragan Bogor.

Romo Anggi dalam penjelasannya memyampaikan bahwa dengan menggunakan SIFORMAT informasi dan data umat menjadi lebih terstruktur dengan fitur-fitur berbasis teknologi. Pada saat ini Keuskupan Sufragan Bogor telah menetapkan KK Katolik sebagai syarat utama untuk pengumpulan berkas administrasi penerimaan sakramen-sakramen. Melalui SIFORMAT, penerbitan KK Katolik menjadi lebih efisien dan terintegrasi secara elektronik. Keuskupan dan paroki pun dapat memonitor perkembangan umat basis melalui SIFORMAT.

Agar SIFORMAT dapat terbentuk dengan baik maka anggota MSI lingkungan dan stasi perlu memahami tugas dan tanggung jawabnya dan melaksanakan tugasnya dengan baik. Tugas dan tanggung jawab anggota MSI antara lain: menghimpun data kartu keluarga dari wilayah/lingkungan, melakukan verifikasi keabsahan data, bekerja sama dengan MSI Keuskupan Bogor untuk proses transaksi data, serta bertanggung jawab untuk keamanan dan kerahasiaan data. Demi keamanan dan kerahasiaan data umat maka yang diberi akses terhadap SIFORMAT hanya anggota SMI yang telah diangkat oleh paroki.

Dalam pemaparsannya, Romo Anggi juga menjelaskan syarat pembuatan KK melalui MSI dan alur pelayanan MSI.

Acara ini dihadiri oleh kurang lebih 27 orang yang terdiri dari Pastor paroki dan pastor vikaris, pengurus dewan paroki, para ketua lingkungan, pengurus MSI paroki, anggota MSI stasi dan lingkungan di wilayah paroki SMTB Rangkas Bitung.

Acara pembekalan seksi MSI tigkat paroki SMTB Rangkas Bitung berjalan dengan lancar. Dalam sesi tanya – jawab, para ketua lingkungan menyampaikan beberapa pertanyaan terkait persoalan di lingkungan, seperti umat tertentu sudah pindah domisili ke lingkungan lain tapi masih terlibat dalam kegiatan di lingkungan lamanya, umat membayar iuran mardilaya di lingkungan lama dan tidak aktif bahkan tidak tercatat di lingkungan lamanya, umat tidak terlibat sama sekali dalam kegiatan di lingkungannya, masalah perkawinan umat yang belum beres dan seterusnya. Semua persoalan yang terjadi di lingkungan seperti yang disampaikan para ketua lingkungan ini kiranya dapat dipecahkan dengan segera bila SIFORMAT segera terbentuk.

Program SIFORMAT dapat dijadikan acuan dalam perencanaan program-program keuskupan, paroki, wilayah dan lingkungan. Dengan adanya program ini tim sekretariat atau pengurus dapat mengakses data dan statistik umat kapan saja dan dari mana saja.

Agar program ini segera terlaksana, paroki memberi waktu satu bulan kepada pengurus lingkungan dan stasi untuk segera melengkapi data umat dengan mengisi formulir F1 yang telah disebarkan ke stasi-stasi dan lingkungan, terhitung sejak acara pembekalan dilaksanakan pada hari Minggu, 14 Maret 2021. Untuk validasi data, maka formulir F1 yang telah diisi oleh umat harus dilampirkan dengan foto copy KTP, foto copy KK sipil, foto copy surat baptis, foto copy akte nikah gereja bagi yang telah menerima Sakramen Pernikahan dan foto copy akte nikah sipil bagi yang hanya menikah di secara sipil.

Umat stasi Parung Panjang diharapkan untuk proaktif dalam mensukseskan program ini demi peningkatan mutu pelayanan, terutama pelayanan sakramen-sakramen kepada kita semua. Untuk itu, marilah kita mengisi Formulir F1 dengan lengkap dan lampirkan dengan dokumen-dokumen terkait seperti yang disebutkan di atas.